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传真机的工作原理很简单，即先扫描即将需要发送的文件并转化为一系列黑白点信息，该信息再转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。接收方的传真机"听到"信号后，会将相应的点信息打印出来，这样，接收方就会收到一份原发送文件的复印件。但是这种传真机在接收到信号后的打印方式是不同的，他们的工作原理的区别也基本上在这些方面。
传真的作用：1）由于传真件不可被更改，所以被广泛用于正式的商业往来文件（由于是需要签字盖章的商函）当中，而电话做为口头的约定，是不具有法律效力的；2）传真可以传输图片、图形，设计草案，甚至颜色，而电话仅仅是口头描述，可能不能把事情描述清楚；3）传真普及地域更广，有电话线的地方即可收发传真；4)保密性好，由于电话线传输，是不容易被窃取的（而电子邮件在互联网传输过程中是很容易被窃取的），所以适用对安全要求较高的文件；5）对于不会使用电脑的人而言，传真更易使用。
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